BPO導入のプロセス

BPOはビジネスプロセスアウトソーシングの略です。企業が行っている業務プロセスの一部分をアウトソーシングするものになります。

プロセスのアウトソーシングというものですので、そのBPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）の導入プロセスについても言及しておきます。

ここではBPOを導入する際に発注者が準備することや、導入までのプロセスをご紹介します。

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＜目次＞

◆発注者のプロセス（準備と流れ）

⑴アウトソースの目的の明確化

⑵業務範囲の明確化

⑶RFP（提案依頼書）の作成

⑷事業者の選定

⑸アウトソース決定後の導入プロセス

◆導入フローにおける重要ポイント

◆パソナグループのBPO

⑴業務調査のご支援

⑵ユニット派遣の提案

◆まとめ

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◆発注者のプロセス（準備と流れ）

⑴アウトソースの目的の明確化

BPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）の導入を成功させるためには、まず社内や組織においてアウトソースの目的を明確化することが必要不可欠です。なぜなら、BPOの目的が曖昧なまま進めてしまうと、プロジェクトを進めていくにあたっての基準や判断軸がブレてしまい、結果齟齬が生じてしまうためです。そのため、何をもって成功とするのか事前に社内の関係者間ですり合わせを行いましょう。

昨今導入目的の多くは、経営資源をコア業務に集中させることです。中期経営計画等で注力分野を定め、その分野にシフトするための体制作りとしてアウトソーシングを導入するパターンです。この場合、会社の計画に沿って進められるため、社員も納得して導入がスムーズに行われます。

また、直近では、社員の高齢化等で生じる社員数減少のリスクに対応した運営体制の構築を目的とするケースも多くあります。

⑵業務範囲の明確化

次に、アウトソースする業務一覧・範囲を具体的に洗い出します。業務範囲が曖昧な場合、業務の抜け漏れや業務に対する責任の所在が不明瞭になってしまうため明確な切り分けが必要になります。

⑶RFP（提案依頼書）の作成

アウトソースする内容の整理ができたら、決定した目的と範囲をもとにBPO事業者選定のためのRFP（提案依頼書）を作成します。BPO事業者は、処理件数や1件あたりの作業時間など細かいKPI（評価指標）を設定している場合、それをもとに運用に必要な適正人数、費用を算出し提案書や見積もりを提出します。

また、BPO事業者の提案に対しての評価基準も事前に社内で決めておきましょう。評価基準を決めておくことで、目的に合わせて最適な事業者の選定に繋げることができます。

なお、RFPや評価基準表の作成についてご不明な点などがある場合はBPO事業者に相談するという方法もあります。

⑷BPO事業者の選定

BPO事業者とは、二人三脚でPDCAを回していく必要があります。

事業者を決めてあとはお任せではなく、その後も密に連携を取っていくこととなりますので、打ち合わせを重ねる中で信頼のおける、連携が取りやすい事業者を選択しましょう。自分たちの目的に沿った事業者を選ぶこともポイントです。

詳しくは、「BPO企業はどう選ぶ？パソナグループの特徴」に記載しておりますのでぜひご覧ください。

⑸委託決定後の導入プロセス　

BPO事業者の選定後は、契約を締結し事業者と協議しながら運用開始までの準備と手続きを進めていきます。

導入プロセスは、発注者の業務状況や委託範囲、また事業者の運営状況によって異なる場合があります。BPOの成功に向けて信頼できるパートナーシップを築けるよう、発注者・事業者の双方でステップごとに綿密に協議して進めていくことが重要です。

◆導入プロセスにおける重要ポイント

上記プロセスの中で最も重要なのは、【(３)RFP作成】の部分です。特に日本の企業では、オペレーション業務が属人化されていたり、ブラックボックス化されたまま必要のない工数が発生していたりするケースが少なくありません。

BPOによって業務効率化やコスト削減を目指していくのであれば、RFP作成のタイミングでしっかりと業務調査を行い、業務の標準化を目指していく必要があります。

◆パソナグループのBPO

⑴業務調査のご支援

パソナグループでは、上記の業務調査からご支援が可能です。

コンサルタントが企業に入り込んで調査を実施することで、第３者の目線から調査いたします。

⑵ユニット派遣の提案

パソナグループでは、必要に応じて「ユニット派遣」のご提案も可能です。

ユニット派遣とは、「チーム・ユニット単位で人材を"派遣"する仕組み」です。

あくまでも派遣という形態ですので、企業様と業務従事スタッフは指揮命令関係にあります。その指揮命令関係にある中で、リーダーとオペレーターをおき、

リーダーは企業様のご担当者から指揮命令をうけ、オペレーターはリーダーから指揮命令を受ける仕組みです。

BPOの場合は企業様から業務従事スタッフへの指揮命令が禁止されているため、直接指示を出した方が効率的と考えられる場合は「ユニット派遣」がおすすめです。

また、すぐにBPOに切り替えるのが難しい場合、アウトソースを目指すための準備期間としてユニット派遣を取り入れるケースも少なくありません。ユニット派遣のメンバーに社員の方々から引継ぎを行っていただきながら、これまでブラックボックス化されていた業務をマニュアル化していき、整理が完了した段階で委託に切り替えるというものです。

このような切り替えは、例えば複数のグループ会社が合併した際や、シェアード会社を立ち上げた際に、システムを統合していく必要性が出た際にも有効です。

ユニット派遣の運営からアウトソース化まで、パソナの担当者が一気通貫でサポートをいたしますので、ご安心いただけるのではないでしょうか。

別の記事に「ユニット派遣」については詳しくまとめておりますので、興味のある方はぜひご一読下さい。

このように、パソナグループでは様々な運営状況に合わせた最適なプランを提案することで、BPO（アウトソーシング）を安定運用に導くことが可能です。

◆まとめ

BPO導入の際の準備やフロー、注意点などについてお伝えをいたしました。

まずはBPOの目的を明確にした上で、綿密な業務調査を行うことで、業務効率化やコスト削減、コア業務への集中など、企業にとってプラスになるBPOを実現することが出来ます。

BPOの導入は社内でも慎重に判断されることもあるかと存じますが、担当者間の検討段階でも、ぜひお気軽にご相談下さいませ。

BPO導入にお困りの方は下記資料をダウンロードください！

https://info.pasona.co.jp/DL_PG_BIZ_BPOguidebook