人事のデータ分析はなぜ必要なのか？人事の課題解決につなげる方法とは

企業の経営戦略として欠かせない「データ分析」。近年は人事の領域でも拡大しつつあり、人材採用や人材配置など多岐にわたる人事業務において、社員一人ひとりの人事データが活用されています。

しかし「人事のデータで何ができるのか」「どのように活用すべきなのか」など、データ分析の必要性や効果、役立て方に疑問を持つ担当者も多いようです。

この記事では、企業にとって人事のデータ分析はなぜ必要なのか、人事業務におけるデータの活用方法や分析をする上での注意点とともに詳しく解説します。

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■データ分析とは？人事にデータ分析が必要な理由

■人事に必須のデータ分析とは？

■人事のデータ分析で企業が得られるメリット

■データ分析をする上での注意点

■まとめ

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■データ分析とは？人事にデータ分析が必要な理由

企業のバックグラウンド業務や人材の育成・採用・サポートいった幅広い領域で活躍し、経営陣のパートナー的存在でもある「人事部門」。高齢化による労働人口の減少や新型コロナウイルス感染症のパンデミックなど、外部環境が大きく変化する中で企業が生き残っていくためには、革新的な事業戦略を実現する「攻めの人事」への転換が必要です。

しかし、企業における人事業務は多岐にわたり、業務過多になりがちな現状があります。「採用」「育成」「配置」「評価」「サポート」から「制度・戦略の立案」まで、限られた時間の中で難易度の高い人事業務を効率よくこなすには、DX（デジタルトランスフォーメーション）による戦略的なデータ分析が欠かせません。

人事データ分析とは、企業が自社の人的資源を管理すべく、社員のHRデータを集計・分析することです。これまでにありがちだった「経験と勘」からではなく、客観的なデータを根拠とした「データ分析結果」から戦略を策定・実行し、企業の課題解決や利益につなげることを目的としています。

■人事に必須のデータ分析とは？

近年、働き方改革による環境改善や組織の最適化、人材の確保や育成、サポートなど、さまざまな課題を抱える人事部門。人事の課題解決に必須となるデータや具体的な活用方法を以下にまとめました。

●人事データとは？

人事に必要なデータには以下が挙げられます。

•基本情報：氏名、住所、連絡先、生年月日、学歴

•組織情報：職務内容、所属、等級、異動履歴

•給与情報：給与、賞与、手当、インセンティブ

•勤怠情報：出勤、欠勤、遅刻、有給休暇

•評価情報：人事考課、人事評価、360度評価、適性検査

•特徴・個性：スキル、保有資格、キャリア志向、面談履歴、異動希望

●人事データの活用方法とは？

さまざまな人事業務において、人事データは以下のように活用できます。

○人材採用

自社に最適な人材を確保するには、現在活躍している社員の特徴を分析することが大切です。採用時の状況や現在の実績などの情報をもとに採用要件を明確化すれば、自社が求める優秀な人材の確保につながるとともに、採用活動を効率的に進められます。採用にかかる時間やコストの削減、人事担当者の負担軽減にも期待が持てるでしょう。

○人材配置

自社目標の達成やビジョンの実現に向けては、社員一人ひとりのスキルや能力を把握・分析し、最適な部署へ配置することが重要です。人事データを活用した適材適所の人材配置は、業務の効率化や仕事に対するモチベーションアップなどの効果があり、生産性の向上にも大きく寄与します。また、業務の属人化・マンネリ化の防止にも効果的です。

○人材育成

社員のキャリア志向や異動希望などをデータ管理・分析することで、一人ひとりに最適な研修の提供やマネジメントがおこなえます。社員のスキルや成果を「見える化」し、社員側と管理側の認識がずれることなく共有することがポイントです。個々に必要な育成プランを立てることで、社員が早期に活躍できる仕組みが構築され、パフォーマンスの最大化につながります。

○社員の状況把握

社員一人ひとりの特徴や資質、強み、弱みをデータで正確に把握し、現在のストレス度合いや仕事へのモチベーションを管理することは、社員の離職防止につながります。仕事に対するマインドをデータ分析すれば、必要なときに必要なコミュニケーションを随時おこなえるようになり、組織風土や制度の改善・見直しにも素早く着手できるでしょう。

■人事のデータ分析で企業が得られるメリット

社員の人事データを管理・分析するメリットは、より正確性の高い人事業務が実現できることです。手探りになりがちなマネジメント業務を一元化し、集約した人事データを管理・分析することで、社員一人ひとりの実績をもとにした客観的な評価がおこないやすくなります。

また、経営側がデータ分析の結果をいち早く把握できれば、意思決定のスピードアップにつながります。現場と経営側が共通の意識を持つことで、現行施策や制度の改善・見直しもスムーズにおこなえるでしょう。さらに現状の課題分析だけではなく、データをもとにした精度の高い将来予測として、新たな課題の発見にも期待が持てます。

■データ分析をする上での注意点

人事データを戦略・施策として活用し、企業の課題を解決するためには、データ分析の精度を高める必要があります。特に自社の課題を抽出・明確化し、具体的な改善や見直しの施策を講じる際には、高度なデータ分析が必須となります。

精度の高いデータ分析をするには、採用・育成・定着・配置を基本とした人事業務において、社員一人ひとりの状況を正確に把握することが大切です。「適性意識診断」などのアセスメントツールを導入すれば、現在の組織の状況・課題をいち早くキャッチし、社員をより深く理解することができるでしょう。

専門性の高い外部サービスによるデータ分析の導入は、戦略的な人事を実現し、他社と差別化を図るために有効な施策となります。ただし、データ分析をする上では「ツールの導入」が目的とならないように、まずは自社の課題を明確にし、ツールは課題解決のための手段と認識することが重要です。また、精度の高いデータ分析をおこなうには、ツールに使う人事データを最新にしておくこともポイントです。

■まとめ

戦略的な人事業務をおこなうには、経験と勘に頼るのではなく、根拠に基づいた人事データの活用が欠かせません。また、経営側の迅速な意思決定や将来予測をするためにも、人事データの分析は必須といえます。

精度の高いデータ分析をするには、専門性の高い外部のアセスメントツールの導入が効果的です。組織の現状を正確に把握でき、自社が抱える人事課題の解決に役立てられます。

革新的な「攻めの人事」の実現に向けて、データ分析ツールを活用してみてはいかがでしょうか。

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